2012-2013 Optimisation de la Gestion du suivi réglementaire des installations et des équipements

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2012/2013

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Installation / Outils

Toutes installations et équipements visés par la réglementation

Transposition

Toutes installations et équipements visés par la réglementation.

Mots-clés

conformité, contrôle périodique, environnement, qualité, rapport, santé, sécurité, suivi, suivi périodique

Commentaire GESiM

Action transposable

Description du problème

Plusieurs types de contrôles réglementaires sont effectués au fil des années (obligatoires ou préconisés, périodiques ou à la conception/grosses modifications). Les rapports de contrôles et actions à réaliser sont disséminés dans les services ou entre les différents pilotes.
Il est donc difficile de suivre les actions, l’avancement, les intervenants, de répondre efficacement aux auditeurs (organisme officiel, certification QHSE, assureur, …) et de fournir les documents utiles.

Objectifs et résultat de l’action

Recenser l’ensemble des contrôles effectués et rationaliser le mode de gestion documentaire (papier et informatique).

Résultat de l’action :

Un document unique, géré par le service HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement) est consultable (mais non modifiable) par tous. On peut savoir à tout moment « qui fait quoi » et d’accéder aux documents et actions par des mots-clés.

Actions menées

Compilation de l'ensemble des contrôles effectués (ou non) : le document de l'INRS ED828 est une bonne base de départ.
Classification de chaque contrôle : domaine - type - niveau - nature - fréquence - durée - archivage - pilote.
Attribution d’un mot-clé unique à chaque contrôle ou action. Ce mot-clé est obtenu par la concaténation d'une chaîne de caractères déterminée par le "domaine", "type", "niveau" et "nature" du contrôle. Il doit être unique et sera inscrit ou référencé sur chaque document concerné (papier ou informatique) : commande, travail, inspection, rapport, mesurage, etc....
Attribution d’un local pour regrouper et archiver l'ensemble des documents papiers des années précédentes (Année courante - 1) : les documents de l'année courante restant en possession du pilote.

Coût (main d’œuvre et matériel)

Un simple tableur Excel peut suffire. Les moyens humains sont fonction de la complexité des installations et du temps passé au recensement et référencement des contrôles effectués.

Conseils de mise en oeuvre et de pérennisation (lors de la transposition)

Les + : une GED (gestion électronique de document), une GMAO (gestion de la maintenance) : dans ces systèmes, trouver un champ inscriptible (caractères alphanumériques) permettant une recherche libre.
Verrouiller le tableau de synthèse : consultation en accès libre et modification en accès restreint.
Prévoir des réunions régulières de suivi et d’adéquation avec les différents pilotes : la crédibilité vis-à-vis d’un auditeur en dépend…

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